Instrucciones para Otorgar Representación
1. INTRODUCCIÓN
El artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas dispone, bajo el epígrafe de “Representación”:
“1. Los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con éste las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contra del interesado.
2. Las personas físicas con capacidad de obrar y las personas jurídicas, siempre que ello esté previsto en sus Estatutos, podrán actuar en representación de otras ante las Administraciones Públicas.
3. Para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, deberá acreditarse la representación. Para los actos y gestiones de mero trámite se presumirá aquella representación.
4. La representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia. A estos efectos, se entenderá acreditada la representación realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente.
5. El órgano competente para la tramitación del procedimiento deberá incorporar al expediente administrativo acreditación de la condición de representante y de los poderes que tiene reconocidos en dicho momento. El documento electrónico que acredite el resultado de la consulta al registro electrónico de apoderamientos correspondiente tendrá la condición de acreditación a estos efectos.
6. La falta o insuficiente acreditación de la representación no impedirá que se tenga por realizado el acto de que se trate, siempre que se aporte aquella o se subsane el defecto dentro del plazo de diez días que deberá conceder al efecto el órgano administrativo, o de un plazo superior cuando las circunstancias del caso así lo requieran.
7. Las Administraciones Públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Dicha habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen los que así adquieran la condición de representantes, y determinará la presunción de validez de la representación salvo que la normativa de aplicación prevea otra cosa. Las Administraciones Públicas podrán requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación. No obstante, siempre podrá comparecer el interesado por sí mismo en el procedimiento.”
A tal efecto, mediante las presentes instrucciones, se pretende dar a conocer a los ciudadanos y empresas los pasos a seguir para designar, mediante comparecencia electrónica, a representantes que actúen, en el ejercicio de la representación que se les otorgue, a través de la Sede Electrónica.
2. PREGUNTAS FRECUENTES PARA EL OTORGAMIENTO DE REPRESENTACIÓN A TRAVÉS DE LA SEDE ELECTRÓNICA
¿Dónde consultar mis datos como representante legal en la Sede electrónica?
El representante dado de alta puede comprobar a quién representa en la ventana “Representación” (dentro del menú la Carpeta Ciudadana, situado en la cabecera de la Sede electrónica).
Pinchando sobre el icono “exclamación” de la columna “Acciones” podrá ver a qué expedientes tiene acceso como representante.
¿Dónde consultar mis datos como representado en la Sede electrónica?
Quien haya dado de alta a algún representante puede comprobar los detalles en la ventana “Representación” (dentro del menú la Carpeta Ciudadana, situado en la cabecera de la Sede electrónica).
Pinchando sobre el icono “tuercas” de la columna “Acciones” accederemos a una nueva ventana con el detalle de la representación, según se muestra a continuación:
Primer Paso:
Segundo Paso:
En esta ventana “Detalle de representación” podremos consultar los datos incorporados pulsando el botón “Más información”.
¿Dónde aparecen los datos de representante legal en las comunicaciones, presentación de escritos y/o reclamaciones?
Los datos de representación legal constarán siempre en todas las solicitudes, comunicaciones o reclamaciones que se presenten en nombre del representado a través de la Sede electrónica:
¿Qué actuaciones pueden ser objeto de representación?
Las actuaciones objeto de la representación son las siguientes:
- Presentar solicitudes, reclamaciones y recursos, escritos de desistimiento y de renuncia, y aportar documentación.
- Acceder a los expedientes iniciados.
- Recibir notificaciones.
¿Qué datos de un registro de representante legal se pueden modificar y cómo solicitar la modificación de una representación existente?
El representado podrá modificar la selección de procedimientos para los que otorga representación y su periodo de vigencia.
Para ello, deberá acceder a la ventana “Representación” desde el menú de la “Carpeta Ciudadana” de la Sede electrónica. Posteriormente, pinchará en el botón “Acciones” de la tabla “Representantes”.
¿Se puede revocar una representación?
La revocación es la acción mediante la cual la persona representada cancela la designación de un representante.
La representación asignada puede ser revocada, en todo momento, por parte de la persona representada desde la pestaña “Representación”, a la que podrá acceder desde el menú de la “Carpeta Ciudadana” de la Sede electrónica.
La revocación de los procedimientos disponibles en la Sede se hará efectiva cuando el representante seleccione la opción “Revocar procedimiento” y valide la opción mediante el botón “Modificar Representación”.
¿Cuándo entra en vigor la representación?
Una vez estudiada la documentación presentada, se procederá a dar de alta la representación.
Asimismo, se contestará formalmente y por el mismo medio la solicitud presentada a través de la Sede electrónica, confirmando la entrada en vigor de la representación.
¿Qué plazo de vigencia tiene una representación?
El plazo de vigencia será el fijado al solicitar la representación. Si no se indicase fecha de vencimiento, la vigencia será indefinida.
Se podrán ejercitar las prórrogas que se deseen, con el fin de ampliar la vigencia de la representación.
¿Cómo activar y desactivar la representación para actuar como representante a través de la Sede electrónica?
Para poder activar la representación en la Sede, debe acceder a través del menú “Carpeta Ciudadana” a la pestaña “Representación”, y pinchar en el icono del ojo [Acceder como] en la columna “Acciones” de la tabla “Representados”.
Una vez pulsada dicha opción, se actualizará la página Web de la Sede, indicando dicha representación.
Para desactivar la representación en la Sede, puede realizar los mismos pasos anteriores. Otra forma para desactivar la representación consiste en pinchar en el icono del ojo [Dejar de representar] que aparece en la cabecera de la página web, junto al su nombre y al de su representado (ver imagen anterior).
3. ¿CÓMO OTORGAR REPRESENTACIÓN LEGAL A TERCEROS O DARSE DE ALTA COMO REPRESENTANTE?
Para otorgar representación a un tercero o para solicitar que se le dé de alta como representante para uno o varios tipos de procedimientos administrativos de la Entidad, se deberá presentar una solicitud general en esta misma Sede (Solicitudes, Escritos y Comunicaciones). Recuerde que necesitará disponer de certificado electrónico para firmar la solicitud.
Esta solicitud deberá ir acompañada del formulario que puede descargarse en esta misma página, así como de la documentación justificativa de la representación.
Una vez estudiada por la Entidad la documentación presentada, se procederá a dar de alta la representación.
Asimismo, se contestará formalmente y por el mismo medio la solicitud presentada a través de la Sede electrónica, confirmando la entrada en vigor de la representación.
4. ¿DÓNDE DIRIGIRSE EN CASO DE DUDA O PROBLEMA CON EL REGISTRO DE REPRESENTANTE LEGAL?
Si tiene alguna duda o problema referente al registro de representantes legales, puede escribir a la siguiente dirección de correo electrónico: registrogeneral@adif.es
