Instrucciones para Otorgar Representación
1. INTRODUCCIÓN
El artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas dispone, bajo el epígrafe de “Representación”, que:
“1. Los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con éste las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contra del interesado.
2. Las personas físicas con capacidad de obrar y las personas jurídicas, siempre que ello esté previsto en sus Estatutos, podrán actuar en representación de otras ante las Administraciones Públicas.
3. Para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, deberá acreditarse la representación. Para los actos y gestiones de mero trámite se presumirá aquella representación.
4. La representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia. A estos efectos, se entenderá acreditada la representación realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente.
5. El órgano competente para la tramitación del procedimiento deberá incorporar al expediente administrativo acreditación de la condición de representante y de los poderes que tiene reconocidos en dicho momento. El documento electrónico que acredite el resultado de la consulta al registro electrónico de apoderamientos correspondiente tendrá la condición de acreditación a estos efectos.
6. La falta o insuficiente acreditación de la representación no impedirá que se tenga por realizado el acto de que se trate, siempre que se aporte aquélla o se subsane el defecto dentro del plazo de diez días que deberá conceder al efecto el órgano administrativo, o de un plazo superior cuando las circunstancias del caso así lo requieran.
7. Las Administraciones Públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Dicha habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen los que así adquieran la condición de representantes, y determinará la presunción de validez de la representación salvo que la normativa de aplicación prevea otra cosa. Las Administraciones Públicas podrán requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación. No obstante, siempre podrá comparecer el interesado por sí mismo en el procedimiento.”
A tal efecto, mediante las presentes instrucciones, se pretende dar a conocer a los ciudadanos y empresas los pasos a seguir para designar, mediante comparecencia electrónica, a representantes que actúen, en el ejercicio de la representación que se les otorgue, a través de la Sede Electrónica.
2. PREGUNTAS FRECUENTES PARA EL OTORGAMIENTO DE REPRESENTACIÓN A TRAVÉS DE LA SEDE ELECTRÓNICA
¿Cómo darse de alta como representante legal?
Para darse de alta como representante legal de un tercero en la Sede Electrónica de ADIF, es necesario que el representado (el tercero) esté dado de alta previamente en la misma. De no ser así, no se podrá efectuar el alta como representante legal de un tercero.
Los pasos para darse de alta en la Sede son los que, a continuación, se describen:
1. Es necesario Identificarse en la página Web de la Sede Electrónica de ADIF mediante el acceso con certificado digital / Cl@ve.
2. Una vez se accede a la Sede Electrónica, en la pestaña de Carpeta Ciudadana, se deberá clicar en el botón de “Representación”.
3. En dicha ventana de “Representación”, se incorporarán los correspondientes representantes legales de una entidad con personalidad jurídica o de un particular interesado, mediante el botón “Nuevo Representante”.
4. Se cumplimentarán los datos obligatorios de contacto del representante, entre ellos, su nombre y apellidos, su número NIF y correo electrónico.
En la misma ventana, el representante deberá indicar en cuáles de los procedimientos disponibles en la Sede actuará con tal condición, así como su periodo de vigencia (fecha de inicio y fecha fin del poder de representación).
5. Una vez completados los pasos anteriores, el alta finalizará cuando el interesado clique sobre el botón de “Alta Representante”.
Para confirmar que el alta se ha efectuado correctamente, el representante recibirá automáticamente un correo electrónico de comunicación de alta como representante en la Sede y un enlace de acceso a la misma.
¿Dónde aparecen mis datos de representante legal en los procedimientos disponibles de la Sede?
La información del representante dado de alta se encuentra disponible en la ventana de “Representación” (dentro de Carpeta Ciudadana) y accederemos a una nueva ventana con el detalle de la representación, clicando sobre el botón de “Acciones”. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Primer Paso:
Segundo Paso:
En la ventana de Detalle de Representación, podremos consultar los datos incorporados, pulsando el botón de “Más información”.
¿Dónde aparecen los datos de representante legal en las comunicaciones, presentación de escritos y/o reclamaciones?
Los datos de representación legal constarán obligatoriamente, en cualquier solicitud, comunicación o reclamación de los procedimientos disponibles en la Sede Electrónica.
¿Qué actuaciones pueden ser objeto de representación?
Las actuaciones objeto de la representación son las siguientes: • Presentar solicitudes, reclamaciones y recursos, desistir, renunciar y aportar documentación. • Acceder a los expedientes iniciados. • Recibir notificaciones.
¿Qué datos de un registro de representante legal se pueden modificar y cómo solicitar la modificación de una representación existente?
En la ventana de “Representación”, únicamente se podrán modificar por el representado los datos relativos a los poderes de los procedimientos disponibles en Sede y su periodo de vigencia.
Para ello, se debe acceder a la ventana de “Representación”, incluida en “Carpeta Ciudadana”, y se debe seleccionar el botón de “Acciones”, en la identificación del representante, como ya se ha mostrado en preguntas anteriores.
¿Se puede revocar una representación?
La revocación es la acción mediante la cual la persona representada cancela la designación de un representante.
La representación asignada puede ser revocada, en todo momento, por parte de la persona representada, siguiendo los pasos ya descritos anteriormente dentro de la pestaña de “Representación”.
La revocación de los procedimientos disponibles en la Sede finalizará cuando el representante seleccione la opción “Revocar procedimiento” y valide la opción, mediante el botón “Modificar Representación”.
¿Cuándo entra en vigor la representación?
La representación registrada electrónicamente siguiendo los pasos descritos en preguntas anteriores, se inscribirá de forma automática, tras la aceptación de la representación por parte del representante del interesado.
Ya se ha indicado anteriormente que, tras el alta de representante, se recibirá un correo electrónico confirmando su alta en la Sede como representante.
¿Qué plazo de vigencia tiene una representación?
El plazo de vigencia será el fijado por el representado al inscribir la representación. Si no fija ninguno, se entenderá que es de 5 años como periodo máximo establecido de conformidad con el artículo 6.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Se podrán ejercitar las prórrogas que se deseen, con el fin de ampliar la vigencia de la representación. Para ejercitar el derecho a prórroga, la representación tiene que estar vigente y no haber caducado. Las prórrogas equivalen a modificaciones del periodo de vigencia.
Cada prórroga no podrá ser superior a 5 años de conformidad a lo previsto en el artículo 6.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
¿Como activar y desactivar la representación para actuar por representante a través de la sede electrónica?
Para poder activar la representación a través de la Sede, debe acceder a la pestaña de “Representación” en Carpeta Ciudadana y marcar, en Acciones del Representado, la opción de “Acceder como” (icono del ojo), tal y como se observa en la siguiente imagen.
Una vez pulsada dicha opción, se actualizará la página Web de la Sede, indicando dicha representación.
Por otro lado, para desactivar la representación a través de la Sede, puede realizar los mismos pasos anteriores, accediendo en Representación y pulsando en la opción de “acceder como” (icono del ojo). Otra forma para desactivar la representación consiste en desmarcar la opción de “dejar de representar” (icono del ojo), tal y como se muestra en la siguiente imagen.
¿Dónde acudir en caso de duda o problema con el registro de representante legal?
Si tiene alguna duda o problema referente al registro de representantes legales, escriba un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: registrogeneral@adif.es
